Nye krav til privatpraktiserende

Med virkning fra 1. januar 2006 har reglene om dokumentasjon av inntekter i lov om bokføring også omfattet den type praksiser psykologer driver. Psykologer har alltid vært pliktige til å dokumentere (ha kvitteringer for) det som utgiftføres i regnskapet. Den nye loven utvider kravet til at også inntektene skal dokumenteres annerledes enn tidligere. I praksis vil lovens krav innebære at du som privatpraktiserende enten må ha et kassa-apparat, eller en PC med en betalingsmodul. Hensikten med de nye kravene er å komme tilfeldige, vanskelig kontrollerbare manuelle systemer til livs.

Kontantsalg

Dersom du mottar kontanter for de tjenestene du leverer, så må du enten ha et kassa-apparat eller en PC med betalingsmodul som tilfredsstiller lovens krav. Alle leverandører av kassa-apparater og PC-betalingsmoduler er kjent med om deres produkt tilfredsstiller lovens krav. Betaling med kort (bankkort, kredittkort og lignende) er i lovens forstand det samme som kontantsalg. Hensikten med disse bestemmelsene er at man slik får elektronisk (eller i apparatets register) registrert alle kontant-inntekter, slik at ligningsmyndighetene kan sjekke dette registeret mot de inntektene du oppgir i regnskapet. Det er ikke lenger mulig å operere med gammeldags nummerert kvitteringsblokk eller vanlige giroer.

Faktura – kreditsalg

Dersom pasienten betaler over faktura, så er dette ikke å regne som kontantsalg. Merk at det er et absolutt krav at alle fakturaer en leverer til pasienter, har en unik nummerering og er forhåndsnummerert. Det gamle systemet med å levere en giro med eller uten egenpåført nummer som pasienten så betaler, tilfredsstiller ikke lovens krav lenger. Det er fordi en vanlig giro ikke tilfredsstiller formkravene til en faktura, og heller ikke tilfredsstiller kravet om unik nummerering. En faktura skal ha en tekst om hvilke tjenester som er levert (for eksempel «psykologisk behandling»), og skal være forhåndsnummerert. Ofte vil fakturaen ha en tilhørende giro (med samme nummer som fakturaen) som utgjør den nedre delen av fakturaen. Lovens krav om unik nummerering kan i prinsippet være tilfredsstilt dersom du finner et trykkeri som fremdeles kan levere unikt nummererte fakturaer. I prinsippet kan en dermed unngå kravet om kassaapparat eller PC-program, dersom det overhodet ikke tas imot betaling med kontanter. En manglende mulighet til å betale egenandeler kontant vil nok med rette kunne oppleves som lite brukervennlig for pasientene. Med et fakturasystem vil det lett opparbeide seg restanser for store og små beløp som psykologen i praksis vil kaste bort en masse tid og penger for å kreve inn.

Mange praksiser har mye kontantsalg og noe inntekt via faktura (tidligere giro). Noen moderne kassa-apparater har mulighet for å skrive ut unike nummer på fakturaer. Så vidt vites har alle betalingsmoduler til PC mulighet for å skrive ut faktura. Faktura må skrives ut senest en måned etter at tjenesten er utført. Dersom det er skrevet ut en faktura med feil beløp, skal ikke beløpet rettes. Det skal da sendes ut en ny faktura med korrekt beløp, sammen med en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument. I de få tilfeller der kredittsalg skal inngå i pasientens regnskap (for eksempel arbeidsgiveren til pasienten), skal pasientens navn, adresse eller organisasjonsnummer fremgå på fakturaen i tillegg til psykologens navn og organisasjonsnummer. Dersom en arbeidsgiver betaler behandlingen, må navnet på betaler og mottaker av tjenesten fremgå av fakturaen.

Krav til kassa-apparatet

Kassa-apparatets front eller PC-skjermen skal være synlig for kunden, slik at kunden ser hvilket beløp som tastes inn. Dersom skjermen ikke er tydelig for pasienten, skal det skrives ut en kvittering fra PCen eller kassaapparatet. Selv om skjermen er synlig for pasienten, skal det være mulig å skrive ut kvittering fra apparatet. I tillegg til vederlagets størrelse, skal kvitteringen angi tjenestens art, varighet, dato, klokkeslett, sted og nummer for hvert enkelt salg. Kvitteringen må også angi hvem som er selger. Dersom vederlaget er på minst kr 1 000 skal også kjøpers navn fremgå på kjøpers eksemplar av kvitteringen (kan gjøres manuelt og autoriseres med stempel og signatur). Registreringen skal skje fortløpende.

Daglig opptelling

Hver dag skal kassen avsluttes og kasseregisterets samlede sum sammenlignes med det faktiske kontantbeløpet i kassen. Eventuelle avvik skal forklares i et notat. Det skal også fremgå hvem som foretar dagsavslutningen. For enepsykologpraksiser er jo dette ganske enkelt. Dagsrapporten fra PC/kassaapparat behøver ikke å skrives ut på papir, forutsatt at opplysningene er elektronisk lagret og kan skrives ut ved behov. Dagsrapportene er en del av regnskapet og må oppbevares i ti år. Bytter psykologen datasystem i denne tiårsperioden, må de gamle opplysningene overføres til det nye systemet eller skrives ut på papir for videre oppbevaring.

Kontorfellesskap

Et kontorfellesskap kan ha felles kassaapparat – men da må apparatet kunne føre eget register over hver psykologs kontantsalg. I tillegg må de fysiske pengene holdes adskilt for hver psykolog.

Timebestillingsbok

Timebestillingsbok må nå benyttes, og boken er en del av regnskapet. Alle timereserveringer skal føres med penn, slik at eventuelle endringer i timebestillingene fremkommer ved enkel overstrykning og ikke ved at gammel avtale fjernes. Det har tidligere ikke vært krav om at pasientenes fulle navn skal fremgå av timeavtaleboken. Det må kunne holde med for eksempel initialer. Har en først skrevet et navn i boken, kan det ikke fjernes, men kun overstrykes ved for eksempel avlysninger. Det er bare den tiden som har medgått til pasienter (og ikke tid til for- og etterarbeid), som skal dokumenteres i virksomheter som er basert på timebestillinger. Timebestillingsbøkene må også oppbevares i ti år.

Unntak fra loven?

Loven gir muligheter for unntak fra kravet om kassa-apparat dersom virksomheten er av ambulerende og sporadisk karakter. Denne unntaksbestemmelsen er imidlertid så begrenset at den ikke vil være relevant for psykolog-praksiser.

Konklusjon

Lovens regler for dokumentasjon av inntekter medfører at psykologen enten må anskaffe kassa-apparat eller benytte en PC med betalingsmodul.

Det er en plikt å dokumentere timebestillinger ved bruk av timeavtalebok, også når timen er avbestilt eller flyttet.

Du kan lese mer på www.skatteetaten.no. Klikk på pilen ved «vis», øverst midt på siden. Du får da ned en rekke valg. Klikk på «bokføring» (og deretter på «vis»).

Oppdragsvirksomhet

Merk at dette avsnittet kun gjelder oppdragsvirksomhet eller tjenester basert på tidsforbruk (forskriftens §8.4.1), og ikke timebestillingsbasert virksomhet som pasientbehandling. Oppdragsorientert virksomhet er basert på honorering for tidsbruk eller en fastpris. For psykologer vil dette være et sakkyndigoppdrag, holde kurs, eller en oppdragsbasert organisasjonskonsulenttjeneste. For denne type oppdrag må psykologen dokumentere medgått tid til hvert enkelt oppdrag. Det vil si hvilke tidspunkter (hvilke timer de forskjellige dager) psykologen har arbeidet med de ulike prosjektene. Dette er altså en mer omfattende tidsregistrering enn det som kreves for timebestillingsbasert virksomhet. Det antas at det vil være en tilstrekkelig dokumentasjon at en i for eksempel timedagboken noterer de enkelte tider på døgnet og hvilke dager det arbeides oppdragsbasert – og til hvilket oppdrag de ulike timer relaterer seg. Kravet om dokumentering av tid til de ulike oppdragene gjelder selv om oppdragsgiveren ikke nødvendigvis har rett til en slik dokumentasjon. For øvrig gjelder de samme reglene for oppdragsvirksomhet som for timebestillingsbasert virksomhet.

Praktiske sider

Et kassa-apparat vil normal koste rundt 3 000–4 000 kroner i innkjøp. For de som har eller anskaffer en PC med et pasientadministrativt program, vil det være langt enklere og billigere å kjøpe en betalingsmodul til PCen – antatt tilleggskostnad under kr 1 000.