Sakkyndig oppbevaring

1) Har sakkyndige plikt til å oppbevare dokumenter og opplysninger som primært arkiveres av andre eller av oppdragsgiveren?

2) Har sakkyndige plikt til å skrive et eget journaldokument selv om innholdet overlapper med eller er identisk med opplysningene som framgår av den skriftlige erklæringen?

3) Skal arbeidsnotater, testprotokoller o.l. oppbevares, eller makuleres?

4) Kan dokumenter som er oppbevaringspliktige, skannes og oppbevares elektronisk (på minnepinne eller på passordbeskyttet fil på PC)?

Foreningen for sakkyndige psykologer

Hvis du skriver en sakkyndig uttalelse for en pasient du har i vanlig behandling, skal denne uttalelsen oppbevares som en del av journalen. Dette blir annerledes når psykologen ikke er behandler, men kun påtar seg et oppdrag med sakkyndigvurdering, for eksempel i forbindelse med barnefordeling, eller rene sakkyndigoppdrag for retten. Hvis oppdragsgiveren oppbevarer sakkyndigrapporten, har ikke psykologen plikt til å oppbevare det identiske dokumentet. Men slik Psykologforeningen ser det, er det ikke hvorvidt andre oppbevarer dokumentet, som er det mest interessante. Det mest interessante er om sakkyndige psykologer også har en rett til å oppbevare slike dokumenter. Det samme gjelder om dokumentet er overlappende eller identisk med innholdet i rapporten.

Spørsmål 1 og 2: Det avgjørende er om det den sakkyndige utøver, er «helsehjelp» eller ikke. Hvis det kan klassifiseres som helsehjelp, så inntrer reglene om journalplikt. Og da mener vi at man som sakkyndig psykolog har en rett til å oppbevare journalen. Oppbevaringen må gjøres på forsvarlig vis, se svar på spørsmål nr 4. Hvis det ikke er tale om helsehjelp, mener Psykologforeningen at man bør ha rett, men ikke plikt, til å oppbevare dokumenter som knytter seg til sakkyndigoppdrag for retten. Jussen er imidlertid uklar med tanke på hvorvidt man har en slik oppbevaringsrett.

Spørsmål 3: Arbeidsnotater, testprotokoller og lignende skal ikke oppbevares separat, men innarbeides i journalen i den grad dette er nødvendig. Skal man oppbevare slik informasjon ut over selve sakkyndigerklæringen, må den altså innarbeides i eget journalnotat. Er det ikke nødvendig at den tas inn i journalen, skal dokumentene makuleres. I de fleste rene sakkyndigoppdrag vil den sakkyndiges rapport dekke de nødvendige delene av en journal og oppbevares som en journal.

Spørsmål 4: Oppbevaring av rapporter og journaler omtales i artikkelen «Pasientjournalen og psykologens journalføringsplikt» på www.psykologforeningen.no: «Det skal etableres tilstrekkelige tiltak for å beskytte pasientopplysninger mot skader og uautorisert innsyn. Dette gjelder både ved bruk av papirbasert journal og elektronisk journal. Papirbaserte journaler oppbevares i låsbart arkivskap. Privatpraktiserende med avtale om driftstilskudd benytter elektroniske journalsystemer. De etablerte journalsystemleverandørene skal ha programmer og kommunikasjonssystemer som tilfredsstiller lovgivers krav til sikkerhet og taushetsplikt, også i forbindelse med levering av statistiske opplysninger til Norsk Pasientregister og for å levere refusjonskrav.» Se også artikkel om «Avslutte praksis – hva skjer med pasientjournalene?» på våre nettsider.

H.R.