Billig kassaapparat?

Privatpraktiserende må nå enten ha kassaapparat eller ha databasert regnskapsprogram. I julinummeret antyder du at regnskapsprogram koster i underkant av 1 000 kroner. Hvor får jeg så billig program? Jeg har hørt at de vanlige dataprogrammene for privatpraktiserende koster mange tusen kroner!

Småpraksis

Jeg har fått prisen på installasjon av kortautomat, og det koster over 10 000 kroner pluss en masse penger for installering og årlige avgifter, noe som er betydelig mer enn de 1 000 kronene du antydet i julinummeret. Er det ikke grenser for hva vi privatpraktiserende kan pålegges av utgifter?

Nøysom

I julinummeret skriver du slik at det virker som forhåndsnummererte fakturaer er en raritet som er på vei ut av trykkerienes sortiment. Det stemmer ikke. Blankettsentralen har opplyst meg om at de ikke har planer om å avvikle trykking av forhåndsnummererte fakturaer.

Papiroman

Jeg har et regnskapsprogram på min PC. Er dette programmet godt nok, eller må jeg kjøpe et nytt for å tilfredsstille de nye kravene i bokføringsloven?

Dreven elektroniker

I ditt innlegg om oppdragsvirksomhet i julinummeret nevner du «Timedagbok». Er dette det samme som «Timebestillingsbok»? Stilles det formelle krav til en slik bok?

Korrekt

Prisen for betalingsmodul var vanskelig formidlet. Den antydede pris på under kr 1 000 viste til hva en betalingsmodul for innregistrering av kontanter koster når en fra før har et regnskapsprogram. Ved nærmere undersøkelse med noen av programleverandørene viser det seg at disse tingene er relativt integrerte. Den største programleverandøren til psykolog- og psykiaterpraksiser viser til at deres programpakke inneholder både journalføringsprogram, timebestillingsbok, regnskapsprogram med «kassaapparat-funksjon» som tilfredsstiller lovens krav, i tillegg til en enkel administrering av regningene for takstrefusjoner som skal sendes trygden. Det koster noen tusen å anskaffe dette programmet, men en vedlikeholdsavtale (løpende oppdatering av programmet ved regelendringer etc. + supporttelefon) koster i overkant av et par tusen kroner i året. Dette er altså priser for «full-elektronifisering» av administreringen av praksisen. Kortautomat er ikke inkludert i disse anslagene. Man er ikke pålagt å installere kortautomat.

Ferdig nummererte fakturaer er altså allikevel greit tilgjengelig, det aner meg et lettelsens sukk fra flere.

Dersom du allerede har et regnskapsprogram og er usikker på om det tilfredsstiller lovens krav, så er det programleverandøren du må kontakte.

Timebestillingsbok og timedagbok er brukt forskjellig i min artikkel for å forsøke å skille de to prinsippene for timeregistreringer som gjelder henholdsvis terapivirksomhet og oppdragsvirksomhet. Dersom psykologen både har en del terapivirksomhet og en del oppdragsvirksomhet, kan jeg ikke se noe problem med å bruke samme bok (fysisk eller elektronisk) til begge disse forhold. Timedagboken må selvfølgelig angi tidspunkter for de forskjellige terapier/oppdrag. Det skal også fremgå av boken hvilke timer som ikke er gjennomført (pasienten ikke møtt). Det er ikke andre formkrav.

Psykologforeningen anbefaler privatpraktiserende å ta i bruk elektroniske hjelpemidler til administreringen av praksisen. Dette er allerede den enkleste metoden for å tilfredsstille alle kravene som selvstendig næringsdrivende psykologer er underlagt. Fremover vil det ganske sikkert komme ulike administrative myndighetskrav til privatpraktiserende.

De store programleverandørene har opplæringskurs som det kan være lurt å benytte. Erfaring viser for øvrig at med unntak for de helt unge som har fått inn data med morsmelken, så har psykologens alder ingen betydning for hvor raskt han/hun tilegner seg effektiv bruk av data.

Ideelt bør elektroniske journalsystemer påvirke psykologen til en mer løpende oppdatert journalføring og lette andre sider av papirhåndteringen. De fleste journalsystemer vil for eksempel kunne generere rådata fra journalen for bruk i epikrise-oppsummering.

Anslag for utgifter til anskaffelse av elektronisk administrativt system innebærer hardware (fysisk PC/laptop + skriver + Word) for om lag 12 000. Disse kostnadene kan avskrives over tre år, hvilket er vanlig varighet for denne type utstyr. I tillegg koster programpakke med journaladministrering, regnskapsprogram, timebestillingsbok med mer 6000–8000 kroner for en fulltidspraksis. Noen programleverandører har lavere priser for deltidspraksiser. Dette er anskaffelseskostnaden. I tillegg anbefales det å tegne en supportavtale. Med tre års avskrivningstid for hardware og programpakken spesielt for psykologpraksiser, gir dette en årlig kostnad på ca. 5000. I tillegg kommer supportavtale med årlig utgift på vel 2000. Samlet vel 7000 i året. Dersom PC-en holder mer enn tre år, så vil selvfølgelig de årlige omkostningene reduseres. Til sammenligning har en fulltids privatpraksis samlede årlige utgifter (husleie med mer) på rundt 200 000.